Como encher a agenda do consultório: 7 passos que funcionam

Quando um médico ou dentista me pergunta como encher a agenda do consultório, quase sempre a pergunta vem acompanhada de outras: como trabalhar todos os dias da semana no consultório, como largar o plano de saúde, como atender só particular. Trabalho com marketing há 21 anos e, nos últimos meses, me concentrei em clínicas e consultórios. Essa é a pergunta que mais escuto.

A resposta que costumam vender é um anúncio. A minha é outra: antes de pagar para trazer gente nova, arrume o que já deveria estar trazendo paciente. Por isso, os anúncios no Instagram ficam por último nesta lista. Na ordem abaixo, cada passo deixa o seguinte mais barato.

1. Arrume o seu perfil no Google

O Perfil da Empresa no Google, que muita gente ainda chama de Google Meu Negócio, é o começo de tudo. Se a sua clínica não tem, pesquise "Google Meu Negócio" no próprio Google e faça o cadastro.

Quase todas as clínicas que visito já têm o perfil. O problema é outro: ele está mal preenchido. Então faça uma limpa:

• Preencha todos os campos que o Google permite.
• Responda as avaliações.
• Atualize as imagens. Uma foto por mês já mostra ao Google que a sua clínica está viva.

Pense em quem busca "implante Jardins" ou "cirurgia plástica Jardins". Se o seu perfil está abandonado, provavelmente quem aparece é o seu concorrente, e é ele quem fica com esse paciente.

As avaliações pesam mais do que parece

Não é difícil encontrar uma clínica com oito médicos e quatro avaliações. O caminho é simples: depois de um atendimento bom, a secretária pede a gentileza e envia o link da avaliação pelo WhatsApp do paciente. Com avaliações chegando o tempo todo, o perfil sobe e a clínica passa a aparecer bem mais.

2. Use o Google Ads, e faça a conta

Considero o Google Ads a plataforma de anúncios mais honesta que temos. No Meta Ads, em geral você paga por cada mil visualizações. No Google, você paga por clique: a pessoa pesquisou, viu o anúncio e não clicou, você não paga nada.

Com público, região, títulos e descrição bem configurados, fica difícil aparecer para a pessoa errada. E a grande vantagem é que tudo fica rastreado. Você consegue ver quanto investiu e quantas consultas, orçamentos fechados e cirurgias vieram dali.

Se a conta não fecha, o problema costuma estar na execução: palavra-chave errada ou localização errada. Se chega muita gente pedindo plano de saúde e você não atende plano, coloque "plano de saúde" e "gratuito" como palavras-chave negativas. Otimizar é isto: olhar o resultado e ir arrumando.

3. Não mande o paciente para um site ruim

De nada adianta atrair gente pelo Google se o site assusta quem chega. Hoje, o botequinho da esquina tem um site bonito. Quando a clínica não tem, o paciente conclui que ela não deve ser boa e vai para o concorrente.

E esse é um investimento barato: hoje dá para fazer um excelente site por cerca de R$ 2 mil. O que ele precisa ter:

• Ser bonito, claro e fácil de entender.
• Ter onde agendar e conversar.
• Estar construído para o Google te encontrar (SEO) e para as inteligências artificiais te encontrarem (GEO). Cada vez mais gente faz essa pesquisa direto no chat.
• Carregar rápido.

A velocidade é o ponto mais barato de corrigir. Segundo uma pesquisa do Google com a SOASTA, de 2017, 53% das pessoas abandonam um site no celular que demora mais de 3 segundos para abrir. Numa análise que fizemos em sites de consultórios e clínicas pelo Brasil, a grande maioria levava mais de 12 segundos.

4. Trabalhe a base de pacientes que você já tem

Este é o passo que menos vejo sendo feito. Chego a um consultório e ouço: "eu tinha tanto paciente antigamente, e agora a agenda está ficando vazia". Pergunto há quanto tempo a pessoa atende. Às vezes são 15, 30 anos. Pergunto se ela tem o nome e o telefone desses pacientes. Tem.

Então existe um trabalho a fazer. O mundo é barulhento, e as pessoas esquecem da gente. A regra é ser interessante, e não interesseiro. Uma dermatologista pode mandar, uma vez por mês, uma dica sobre qual protetor solar funciona. Quando a pessoa for marcar uma consulta, vai lembrar dela.

De vez em quando, faça o convite. Por exemplo: avise que a limpeza dental é recomendada duas vezes por ano, com um botão para agendar. Só não faça isso o tempo todo. Tente manter oito mensagens interessantes para cada duas de venda, no máximo. E sempre ofereça a opção de deixar de receber.

5. Leve o Instagram a sério, mesmo com vergonha de câmera

Não vou me aprofundar, porque é o assunto de que mais se fala. Mas tente publicar duas ou três vezes por semana no perfil da clínica e no seu. A sua marca pessoal impulsiona a clínica.

Se a clínica já tem um certo faturamento, um dos melhores investimentos é contratar alguém só para filmar e editar: a clínica, a secretária, você no dia a dia.

Esse é um canal de médio e longo prazo. Nas clínicas que visito em que o médico tem mais de 100 mil seguidores, o problema já não é agenda: é organização e retorno. Se você não começar hoje, daqui a 5 ou 10 anos vai se arrepender.

6. Chame de volta quem falou com você e nunca agendou

Existe um mar de contatos parados no WhatsApp da clínica. Peça para a secretária voltar até janeiro, subir a conversa e chamar cada pessoa que falou com vocês e não agendou. Basta um "bom dia, tudo bem? Gostaria de agendar?".

Dá para fazer na mão no começo. Quando a clínica passar de R$ 100 mil ou R$ 150 mil em vendas, ter um sistema (CRM) deixa de ser opcional. Ele cadastra todo mundo que entra em contato, reconhece quem virou paciente e permite filtrar quem conversou e não agendou. Se a sua base tem 10 mil pacientes, ninguém vai mandar essas mensagens na mão. O sistema que eu indico é a Homio. O importante é ter um, seja qual for.

7. Anuncie no Instagram com a Estratégia Diamante

Muitos médicos me dizem que anúncio no Instagram não funciona. Em geral, o que não funciona é o formato: um anúncio de agendamento aberto, para quem nunca ouviu falar da clínica. A estratégia que indico tem duas etapas.

Primeira etapa: engajamento. Impulsione todas as suas publicações por sete dias, com o menor valor por dia. Faça sete dias porque o desempenho muda conforme o dia da semana. Assim, a comparação entre os posts fica justa. Depois, siga impulsionando as cinco ou dez publicações que trazem mais engajamento por menos investimento.

O objetivo é engajamento, não marcar consulta nem ir para o WhatsApp. E segmente: se você só atende em São Paulo, não coloque Brasil. Ajuste idade, gênero e interesses.

Segunda etapa: agendamento. Em duas ou três semanas, você terá um público engajado. Só então faça o anúncio de agendamento, e só para quem engajou com as suas publicações. Esse anúncio tende a sair mais barato, porque fala com quem já conhece você.

Por onde começar

Se você só tem tempo para uma coisa nesta semana, comece pela base: separe a lista dos pacientes que sumiram e dos contatos que nunca agendaram. É o que não depende de investimento em anúncio.

Para saber em qual etapa a sua clínica perde mais, faça o Raio-X de Vendas da clínica. Em cerca de 1 minuto, ele compara os seus números com a média do mercado e mostra até onde dá para crescer.

Se quiser o passo a passo destas e de outras técnicas, com scripts e processos para a sua equipe aplicar, ele está no treinamento Método DSV (Dobre suas Vendas).

Resultados variam conforme o momento, o mercado e a execução de cada clínica e não são garantidos.